Журнал регистрации использования изделий аптечек первой помощи – важный документ внутреннего контроля учреждения и надзора проверяющих вышестоящих органов. Его использование в значительной степени оптимизирует работу, связанную с отчётностью. Это первый показатель и образец того, что соблюдается должный учёт.
Зачем нужен журнал учета аптечек первой помощи
Использование журнала позволяет своевременно пополнять расходные материалы, отслеживать сроки годности медицинских изделий и препаратов, документально подтверждать факты использования аптечки. В нём могут фиксироваться также и результаты плановых проверок состояния комплектации. Таким образом, аптечка организации всегда будет в рабочем состоянии, а первая помощь работникам будет оказана в кратчайший срок.
Контроль сроков годности и комплектности
Стоит обратить внимание на несколько базовых аспектов, чтобы ваш медицинский набор сохранял функциональность:
- периодичность проверок: плановый детальный контроль (например, один раз в месяц), внеочередной контроль – пополнение сразу после использования;
- внимание на нюансы сроков годности: чёткая сверка с инструкцией, особое внимание – лекарствам (имеют более короткие сроки годности);
- просроченное медицинское изделие не может быть использовано, даже если выглядит как новое, – оно должно быть списано и заменено;
- комплектность (состав): полное соответствие нормативно-правовым актам – по видам изделий, препаратов и их количеству, которые должна содержать аптечка, чтобы первая помощь (ПМП) была качественной.
Доказательство действий для проверяющих органов
Проверяющие органы обращают внимание на приказ о назначении ответственных за ведение журнала лиц, внутренний порядок использования и контроля содержания аптечек (локальный акт), журнал учёта аптечек, фактическую комплектацию аптечки. Им важна должная регистрация (учёт) эксплуатации аптечки, когда каждое изделие под контролем.
Образец журнала учета аптечек первой помощи
Журнал учёта аптечек (утверждённый образец) должен содержать конкретную информацию о взаимодействии с аптечкой. Это дата, указание ответственного лица, результат осмотра, выявленные замечания, отметка об устранении с датой и подписью.
Рекомендуемая форма (таблица с полями)
Журнал использования аптечки первой помощи: образец, как должна проходить регистрация (учёт):
| Дата | ФИО ответственного лица | Результат осмотра | Выявленные замечания | Отметка об устранении | Дата и подпись |
Это пример, который можно использовать. Возможны и другие варианты, когда можно зарегистрировать состояние аптечек с учётом требований организации, фирменного бланка.
Различия: журнал учета (проверок) и журнал выдачи аптечек
Журнал учёта (проверок) нужен, чтобы контролировать состояние самой аптечки. В него записывают результаты плановых проверок комплектности, сроков годности, а также факты пополнения или замены медицинских изделий. Его использование напрямую влияет на первую помощь для сотрудников. Образец утверждается в организации.
Журнал выдачи аптечек нужен, чтобы учитывать перемещение аптечек между подразделениями или ответственными лицами. Он указывает, где сейчас находится та или иная аптечка, и кто отвечает за её использование. Журнал особенно актуален для крупных организаций с большим количеством отделов, подразделений, где регистрация (учёт) критически важна. Пристальное внимание уделяется контролю в учреждениях, имеющий медицинский (врачебный) профиль деятельности. Образец утверждается в организации.
Кто должен вести журнал и как назначить ответственного
Ответственным лицом может стать любой сотрудник, прошедший медицинское обучение и способный оказать первую помощь. Но есть исключение: им не может быть специалист по охране труда, так как он первый, кто осуществляет контроль, но не может при этом вести учёт.
Назначение ответственного за аптечки приказом
Как правило, ответственным назначается руководитель отдела, подразделения, участка. Документ, дающий основание для работы с аптечками, - приказ руководителя. Он определяет ФИО и должность ответственного, зону ответственности, обязанности по учёту, периодичность проверок (например, ежемесячно).
Обязанности ответственного лица
В составе обязанностей проверка комплектности и сроков годности, использование журнала учёта (регистрация), подача заявок на закупку новых комплектующих. В основе учётной работы лежит принятый для заполнения образец.
Как часто проверять аптечку и заполнять журнал
Периодичность проверок устанавливает сам работодатель, так как он первый, кто обязан позаботиться о безопасности здоровья персонала. В большинстве случаев вышестоящие органы рекомендуют проводить процедуру не реже одного раза в месяц. Иногда требуется более частая проверка (например, когда необходим учёт повышенной вероятности рисков: аптечка для строительства, промышленного альпинизма, предприятия, где взаимодействуют с опасными патогенами).
Плановая проверка
Плановая проверка обеспечивает порядок в поддержании функционального состояния аптечки. Ответственный сотрудник проверяет комплектность, сроки годности, целостность упаковки. После каждой процедуры происходит фиксация результатов в журнале учёта, что позволяет организовать оптимальное использование аптечки.
Внеочередная проверка
Внеочередная проверка проводится в нескольких случаях: факт использования аптечки, подозрение на нарушение целостности, смена ответственного лица, истечение срока годности. Все эти действия должна сопровождать соответствующая регистрация (учёт).
Пошаговая инструкция по заполнению журнала
Первый шаг. Подготовка журнала и указание даты заполнения.
Второй шаг. Указание данных об ответственном лице (по приказу организации).
Третий шаг. Описание результата осмотра (с указанием контекста: плановая проверка, факт использования, нарушение целостности, другое).
Четвёртый шаг. Констатация выявленных замечаний.
Пятый шаг. Отметка об устранении замечаний.
Шестой шаг. Указание даты и подпись.
Первый важный принцип: за каждой записью о проверке или использовании должна следовать запись об устранении выявленных нарушений. Только в этом случае первая помощь остаётся доступной в полном объёме в любой момент.
Как сделать запись о проверке
Запись должна содержать номер аптечки (если их несколько), дату проверки, использованные медикаменты, дату и перечень пополненных медикаментов, ФИО и подпись ответственного лица. В этом случае регистрация (учёт) пройдёт надлежащим образом.
Как фиксировать замену или пополнение
Откройте журнал на нужной строке. Заполните графу о замене или пополнении. Завершите запись своей подписью.
Медицинские аптечки, укладки компании Эмермед (Москва) поставляются с перечнем сопроводительной документации, в состав которой входит журнал регистрации использования аптечек первой помощи. Это позволяет нашим клиентам получить важный внутренний документ готовым к использованию, когда не нужно дополнительно думать о том, как происходит регистрация (учёт). Вы можете использовать предложенный образец или применять свой.
Также в нашей компании практикуется оказание постгарантийных услуг, когда средства аптечек, укладок пополняются по мере их израсходования/истечения срока годности/потери функциональных свойств с возможностью доставки в пункт назначения в России.
